新型冠狀病毒肆虐全球，成為我們在最後一刻決定在網路召開 GTC 大會矽谷場的主因。以下介紹我們的執行過程。
如今全球的每個人在過完 2020 年這一年後，對於新型冠狀病毒肺炎全球大流行一事，大概都會帶上一筆。
我們也有故事要告訴大家，以及當我們把 GPU 技術大會搬到網路上召開的過程中，於現在這個人人保持社交距離的全新現實環境裡，有哪些是能夠做到，又有哪些是做不到的事情，這些得之不易的心得。
我們在一整年大部分的時間裡，目標都放在吸引一萬人參加三月下旬於加州聖荷西會展中心舉行的 GTC 大會。打從 2009 年有 1500 人參加第一屆 GTC 大會以來， GTC 大會始終是 NVIDIA 最大型的旗艦級活動。
NVIDIA 在過去的十一年間，於全球各地舉行了四十場 GTC 大會，在順風順水之際這個目標是手到擒來。
二月底正值新冠肺炎肆虐全球， NVIDIA 呼籲取消實體活動，改為在網路數位平台召開或許是最合宜的活動型態，並且將這場活動命名為 GTC Digital。
該是即興發揮的時候了。
我的團隊從來沒有辦過規模這麼大的全數位化活動，搞不懂要用到哪些工具，也不明白原本準備好參加實體活動的合作夥伴及與會者，對於改採線上數位版會有什麼反應。我們自然更不知道不久之後，所有人都要在家採取遠端工作的模式。
我們在那時學到第一個心得：有能力成功舉行線下實體活動的人，也能順利舉行線上活動。報名人數是我們原本目標的四倍以上，截至 4 月 3 日，今年的線上 GTC Digital 大會吸引了超過八萬人次觀看，與會者幾乎從地球的每個角落登入網站。
第二個心得：要是想讓別人即興發揮，就得讓整個過程保持簡單。進行線上數位版本的決定塵埃落定時， GTC 團隊做出三個重大決定來實現這些目標（只有三週的時間來倉促進行），他們同時還要在家工作及照顧學校因這場全球醫療保健危機而關閉，被迫待在家中的孩子們：
- 別回顧過去：我們選擇徹底放棄實體活動，通知所有供應商取消今年的實體活動，並且全額退款給每一位出席者與贊助商，全部切的一乾二淨。
- 運用手邊的現有資源：我們尋找手邊現有的平台及技能，來舉辦一場能接觸到全球廣泛觀眾的虛擬活動。
- 傳達計畫內容：我們通知了全體 1300 名演講者，詢問他們是否還會參加。
我們為此不眠不休了好幾天。
「老實講，我還為這件事哭過。」在過去十年中負責全球四十場 GTC 大會營運、銷售與行銷活動的 Jasmin Dave 說。
「你有一整年或是超過一年的時間，全心全意都投入在辦這場活動上。結果最後變成竹籃打水一場空，原本都安排好各項精彩的演示內容，也預期出席人數會破紀錄，這讓人覺得很難過。」
難以達到的截止日期是一件好事
三月第一個週一的上午，五十個人擠在一間會議室裡，有些人坐在地板上，還有幾十人在電話上，大家都有著同一個問題：什麼是 GTC Digital?
首先 GTC Digital 不會設有實體展場，反而會提供很多內容，像是原本幾百場實體講座、教程、小組討論及實作訓練課程，將被轉成為線上直播活動、網路廣播和搭配投影片的隨選播放講座內容。
從某種程度來說，遵守活動的截止日期是一件好事。「演講者早就安排好了時間來製作和進行演講，八成的演講者都參加了線上活動。最後有超過八百名演講者同意錄製和分享他們的演講內容，我們對這件事感到非常激動。」 GTC 內容規畫單位主管 Christina Hicks 說。
線上經濟的心得
我們很早便決定舉行免費參加 GTC Digital 大會的形式，但是不確定會有多少演講者參加。各地有絕大多數人都待在家裡，以線上學習方式向世界一流的專家進行學習，似乎是一種讓人分散注意力和建立共同體的理想方式。
現在想想，免費還是有其代價。對於容納量有限的現場直播活動來說，收點象徵性的費用可以避免預約人數爆表，報名而缺席不來的人數也減到最低。
我們花了不少時間來提供優質使用體驗。事實證明舉辦線上活動要投入的時間，比舉行實體活動多出不少。
GTC 小組公布了一份指南，向演講者說明如何使用手邊現有或可以輕鬆下載的工具來錄製演講內容。在活動開幕前的那個週末， GTC 小組剪輯和處理了 150 支影片。
部分影片達到一流水準，其中有一支還用上了去背用的綠幕效果，我們的影音部門同仁對有些影片使用數位剪輯工具，以消除影片中的狗叫聲和放大聲音聽不清楚的情況。
我們重新調整了一款現有用於儲存和分享直播活動影片的 GTC On Demand 服務，以承接管理 GTC Digital 大會的幾乎所有內容。
虛擬活動要搭配實體基礎建設
有些部分比較麻煩，像是把各種不同平台串連到一個與使用者報名狀態有關的集中連線目錄。工作人員必須在短短兩週內手動輸入一些報名資料，而這些工作通常本來可以自動完成的。
這只是製作團隊遇到之多個意想不到的障礙其中一項。
在 GTC Digital 大會的第一週裡，由於全球各地人們採取在家工作的形式，造成網路一整天都大塞車，團隊必須為演講者和工作人員尋找備援措施，以免他們無法連上線。
網路服務提供商感受到了需求激增的情況，其中一間服務提供商要求若是會議參加人數超過兩千人，必須事先通知他們。我們必須跟這些提供商密切合作，並且備有替代方案。
與一眼就能掌握動態的實體活動相比，線上直播活動要動用到更多人力和工具。我們使用 Slack 即時通訊軟體當成演講者的備援管道，以備不時之需。 NVIDIA 的 IT 部門挺身而出，在主平台萬一故障之際，為現場直播會議建立備份。
虛擬工作方式並不會免除任何摩擦
某些適用於實體活動的項目，不見得適用於全球線上觀眾，就像是設定午休時間。
現在看來，在 GTC 大會矽谷場的現場直播活動中顯示團隊身處的當地時間，其實沒有意義。會議目錄應計算並以參加者的當地時間來顯示。
而且我們發現，與會者更喜歡通過桌面目錄進行互動，而非通過手機 app 進行互動。
我們遇到的部分最大難題，來自於非技術性的部分。
在這個高風險時期大家在家裡工作，使得合作一事變得更加困難。
過去大家在辦公室的走廊上偶然遇到，就能解決問題，如今已經不復存在。取而代之的是，孩子們需要在家上學、吃飯、睡覺和抱抱。
我們的執行長在給全球員工的信件中說得很清楚：「家庭才是你的第一順位，工作會等著你。把你的困境告訴你的同事。他們會支持你的。」
他們的確支持著彼此。
別怕開口求助
早些時候我們仔細清點了一下手邊的工具。人們挺身而出，在公司內外提供幫忙。
有兩名員工精通 NVIDIA 網路研討會所使用的外部服務，可以用這項服務來支援 GTC Digital 大會的各項會議。
另外有兩個製作 NVIDIA AI Podcast 網路廣播節目的員工，可以協助處理小組討論與主要演講者訪談的內容。
NVIDIA 的深度學習學院（ DLI ）曾試著用 Kaltura 的 Newrow 軟體來進行線上直播活動，我們想要用它的「分組討論室」功能，讓與會者可以獲得講師一對一的指導，不過我們現在的時間太緊迫了。
「團隊有的時間並不多，只有六週的時間可以推出活動平台。」 DLI 主管 Will Ramey 說。
Kaltura 出手協助訓練數十名 DLI 講師操作 Newrow 平台，且在線上會議期間與會者遇到問題時迅速回應。這個平台也很適合用在「 Connect with the Experts 」活動上，讓與會者有機會跟 NVIDIA 的工程師進行一對一的交流。
在備妥虛擬教室之後，我們請合作夥伴幫忙確保與會者可以獲得最佳體驗。 Microsoft Azure 開放與會者使用 GPU 伺服器，全球的 DLI 與會者便能進行深度學習實作訓練課程。
完成這一切的 GTC 團隊方能小歇片刻，在 Webex 上共同舉杯慶祝各項成就。
GTC Digital 大會仍在進行中。到 4 月 23 日之前每週四都會產出新的內容。
到目前為止已經寫下多項實打實的數字。 GTC Digital 大會截至本週的紀錄為：
- 超過 4.5 萬人報名
- 300 多場講座錄音內容
- 148 份研究海報
- 86 個小時的 DLI 講師帶領訓練活動
- 21 場網路研討會
- 39 場「 Connect with the Experts 」現場直播問答活動
- 9 場演示活動
- 6 場網路廣播活動
上萬名與會者參加了現場直播會議或下載了隨選點播內容，其中有近六成的人來自北美以外的地區。幾乎所有的 DLI 訓練與「 Connect with the Experts 」課程名額都已售罄。
團隊還在整理回饋意見。有合作夥伴打趣說：「我們該記錄一下 NVIDIA 到底是怎麼做到這一切的。」
一位演講者對團隊表示感謝，說：「就算我們面對著如此艱困的疫情，也能找到辦活動的理由！」
在我參加的會議中，人們對於居家隔離之際還能做些這麼有意義的事表示感謝。
有些人說他們早就在行事曆上空出時間要上各項發展專業技能的課程，只是沒想到遇上這場疫情。沒錢前往矽谷的學生則是對我們提供的虛擬體驗表示謝意。
Dave 說：「這麼做是對的。我們的重點就是讓一切保持簡單和妥善執行，就會出現好的效果。」
放眼未來， NVIDIA 意識到這麼做會產生出的重要意義。這次的線上活動體驗所創下的驚人成就，加上一些重要的心得，讓我們準備好日後舉辦更多數位活動。毫無疑問，我們在不久的將來將會看到這股趨勢。